Pon “Per la Scuola”: nuova funzione per la gestione dei documenti di spesa per i rimborsi

L’AdG con nota 10051 del 4 agosto 2016 ha comunicato che nell’ambito del “Sistema Informativo Fondi – SIF 2020” è stata attivata la nuova funzione di “Gestione documenti” che consente di associare le fatture ai lotti e ai progetti. Pertanto la procedura transitoria adottata con nota 8926/16 che prevedeva l’invio delle fatture alla casella di posta pon2020.assistenza.utenza@istruzione.it non è più in funzione a partire dal 6 agosto 2016. Da tale data saranno prese in considerazione ai fini dei rimborsi, solo le fatture associate attraverso il la funzione “Gestione documenti”

L’AdG ricorda che

• le fatture inviate per email devono comunque essere associate possibilmente entro il 31 agosto
• le scuole che hanno inviato le fatture per email e non hanno ancora ricevuto rimborsi, saranno pagate entro il 31 agosto.
• Le scuole che inseriranno le fatture dopo il 5 agosto 2016, utilizzando la nuova funzione “Gestione documenti”, verranno pagate nel mese di settembre.

Attualmente la funzionalità di Gestione documentazione è disponibile solo per i progetti FESR e consente di gestire:

• i documenti di spesa
• altri documenti.

I documenti di spesa che è possibile associare sono

• le fatture di fornitura di beni: relative a lotti di collaudo (identificati da un Codice Identificativo di Gara, CIG) di sole forniture oppure fatture riferite a lotti misti composti da forniture + spese generali. Attenzione: per poter associare le fatture ai lotti è obbligatorio aver registrato nel sistema la data di inoltro del collaudo. Il sistema non mostrerà quei lotti che non hanno la data di inoltro registrata.
• le fatture diverse da fornitura: relative a pubblicità, piccoli adattamenti edilizi, addestramento all’uso delle attrezzature) per il quale l’istituzione scolastica avrà inserito a nel portale Gestione della Programmazione Unitaria (GPU) una procedura di acquisizione di beni e servizi.

Poiché tutte le fatture provengono dalla fatturazione elettronica e sono già presenti nel sistema SIF, la scuola deve esclusivamente associare le fatture già presenti ai singoli progetti.

La funzione di inserimento di altri documenti di spesa (ad esempio F24, notula, …) tramite upload sarà reso disponibile successivamente.

Allegata alla nota vi è la versione 1.0 – 01 agosto 2016 del Manuale Utente per i Dirigenti Scolastici e i DSGA, per l’utilizzo della funzione specifica al caricamento dei documenti. Tutte le modifiche e aggiornamenti che verranno apportati al Sistema SIF - 2020 saranno integrati all’interno di tale manuale operativo. In futuro è pertanto necessario verificare sempre la data di aggiornamento del manuale che verrà pubblicato sul portale Miur nello spazio web dedicato ai Fondi strutturali europei.